Cara Bertelepon Yang Baik Seorang Sekretaris

Pengenalan

Seorang sekretaris memiliki banyak tugas dan tanggung jawab, salah satunya adalah menerima dan menjawab telepon dengan baik. Bertelepon yang baik dan profesional sangatlah penting untuk memberikan kesan yang baik pada orang yang menelepon dan juga perusahaan tempat Anda bekerja. Berikut adalah beberapa tips untuk bertelepon dengan baik seorang sekretaris.

Tips #1: Sambut dengan Ramah

Setiap kali menerima panggilan telepon, pastikan untuk selalu menyambut dengan ramah dan sopan. Ucapkan salam dengan senyum di suara Anda dan sebutkan nama perusahaan serta nama Anda. Ini akan memberikan kesan yang baik pada orang yang menelepon dan membuat mereka merasa dihargai.

Tips #2: Dengarkan dengan Saksama

Saat berbicara dengan seseorang di telepon, pastikan untuk mendengarkan dengan saksama. Jangan menganggap remeh apa yang mereka katakan atau berbicara terlalu cepat. Jika perlu, minta mereka untuk mengulangi apa yang mereka katakan atau jelaskan dengan lebih jelas.

Tips #3: Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami

Saat berbicara di telepon, pastikan untuk menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Hindari menggunakan kata-kata yang sulit dipahami atau istilah teknis yang mungkin tidak dimengerti oleh orang yang menelepon.

Tips #4: Tersenyumlah Saat Berbicara

Saat berbicara di telepon, pastikan untuk tersenyum saat berbicara. Ini akan membantu menjaga nada suara Anda tetap ramah dan sopan. Jangan lupa juga untuk membawa energi positif ke dalam pembicaraan.

Tips #5: Berbicara dengan Tenang dan Jelas

Pastikan untuk berbicara dengan tenang dan jelas agar orang yang menelepon dapat mengerti apa yang Anda katakan dengan baik. Jangan terburu-buru saat berbicara atau berbicara terlalu cepat.

Tips #6: Jangan Mengalihkan Panggilan Tanpa Izin

Jika seseorang meminta untuk berbicara dengan orang lain di perusahaan Anda, pastikan untuk meminta izin terlebih dahulu sebelum mengalihkan panggilan. Ini akan membantu menjaga privasi dan keamanan perusahaan.

Tips #7: Jangan Mengabaikan Pesan Suara

Jika Anda tidak dapat menjawab panggilan telepon, pastikan untuk meninggalkan pesan suara yang sopan dan jelas. Ini akan membantu orang yang menelepon untuk mengetahui bahwa Anda telah menerima panggilan mereka dan akan segera menghubungi mereka kembali.

Tips #8: Jangan Terlalu Banyak Berbicara

Jangan terlalu banyak berbicara saat menerima panggilan telepon. Pastikan untuk memberikan informasi yang dibutuhkan tanpa berlebihan. Jangan lupa untuk selalu menjaga sopan santun dalam pembicaraan.

Tips #9: Jangan Lupa untuk Menyebutkan Nama Anda dan Perusahaan Anda

Pastikan untuk selalu menyebutkan nama Anda dan perusahaan Anda saat berbicara di telepon. Ini akan membantu orang yang menelepon untuk mengenali Anda dengan baik dan memberikan kesan yang baik pada perusahaan Anda.

Tips #10: Jangan Lupa untuk Mengucapkan Terima Kasih

Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada orang yang menelepon setelah pembicaraan selesai. Ini akan memberikan kesan yang baik pada orang yang menelepon dan membuat mereka merasa dihargai.

Dalam kesimpulan, bertelepon yang baik sangatlah penting untuk memberikan kesan yang baik pada orang yang menelepon dan juga perusahaan tempat Anda bekerja. Pastikan untuk selalu menyambut dengan ramah, mendengarkan dengan saksama, menggunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami, tersenyum saat berbicara, berbicara dengan tenang dan jelas, tidak mengalihkan panggilan tanpa izin, tidak mengabaikan pesan suara, tidak terlalu banyak berbicara, selalu menyebutkan nama Anda dan perusahaan Anda, dan jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih.